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FACTORES
INVOLUCRADOS EN EL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES EN BIBLIOTECAS
DE TAMAÑO MEDIO Y PEQUEÑO. RESULTADOS DEL PROYECTO
DECIMAL
M. Bosch y C. Espelt
Escola Universitària de Biblioteconomia i Documentació.
Univ. de Barcelona. Correo electrónico: espelt@eudb.ub.es.
Resumen :
Se presentan los resultados de la investigación realizada
en el marco del proyecto europeo DECIMAL, que tiene como objetivo
el desarrollo de un modulo integrado de soporte de la toma de decisiones
para sistemas automatizados usados en bibliotecas pequeñas
y medianas. La investigación cuantitativa y cualitativa llevada
a cabo en el Reino Unido, Italia y España se ha basado en
una combinación de diversos métodos: revisión
de la literatura, entrevistas semiestructuradas, cuestionarios y
grupos de discusión en ocasión de los dos seminarios
de presentación realizados. Se distinguen dos líneas
básicas de investigación: la primera en tomo a la
utilización real de indicadores y medidas para la gestión
y evaluación de la actividad del centro, así como
su interés potencial en el caso que no se hayan aplicado
por el momento, y la segunda en tomo al tipo de decisiones más
habituales en los centros y los factores que inciden en este proceso
(fuentes de información utilizadas, cultura institucional,
formación, nivel de satisfacción). El artículo
esta centrado en los resultados obtenidos en las bibliotecas españolas,
aunque se mencionan también los resultados globales a modo
de comparación. Las conclusiones del estudio han dado como
resultado la especificación de las necesidades de los usuarios,
sobre cuya base se ha diseñado el módulo de soporte
a la toma de decisiones. El proyecto ha concluido con una fase de
evaluación del prototipo que ha implicado el desarrollo de
cuatro versiones sucesivas del módulo con lafinalidad de
resolver los problemas presentados durante el proceso de evaluación.
Palabras clave: evaluación del rendimiento: información
para la gestión: proyecto DECIMAL; sistemas de soporte de
decisiones; toma de decisiones.
Abstract: The article presents the research results of the
DECIMAL European project. The aim of the project is to produce an
integrated desicion support module for library management systems
used in small and medium size libraries.
The quantitative and qualitative research canied out in United King-dom,
Italy and Spain has been based in a combination of different methods:
literature review, interviews, questionnaires and discussion groups
during both presentation workshops held. Two basic research lines
are discemed: the first one involving the real use of performance
measures and indicators in management and evaluation of the library
activities, and also their potential interest in the case they have
not been applied to the present, and the second one involving the
type of decisions most frequantly made in libraries and the issues
that influence decision-making process (information sources used,
organizational culture, training, satisfaction level). The
article has been centered in the results obtained in spanish libraries,
but the general results are also mentioned in order to be comparecí.
The conclusions of the study have resulted in the user requirement
specification, as a first step in the design of the decision support
module. The project has, concluded with a prototype evaluation phase
organised as an iterative testing of the prototypes and successive
software modifications. The development of four versions of the
module has resolved the problems identified earlier in the evaluation
process.
Key words: DECIMAL project; decision support systems; decision-making;
management information; performance measurement.
1 Proyecto DECIMAL
1.1 Introducción
DECIMAL (DECIsion-MAking in Libraries: decision
research for the development of integrated library systems) es un
proyecto subvencionado por el Programa de Bibliotecas de la Dirección
General XIII de la Comisión Europea. Se inició en
febrero de 1995 y finalizó en el mes de abril de 1997.
El programa de bibliotecas es una de las siete áreas cubiertas
por el programa de aplicaciones telemáticas en el Tercer
Programa Marco. DECIMAL forma parte del conjunto de proyectos seleccionados
en la tercera convocatoria de noviembre de 1993 dentro de la línea
de acción IV, destinada a la estimulación de un mercado
europeo de productos y servicios telemáticos específicos
para las bibliotecas.
En el tema 18 bis se incluyen los cuatro proyectos relacionados
con la investigación y el desarrollo de modelos y herramientas
de soporte a la toma de decisiones en las bibliotecas. Además
de DECIMAL, se aprobaron los proyectos DECIDE, EQLIPSE y MINSTRBL.
Partiendo de los datos cuantitativos y, en menor grado, cualitativos
que proporcionan los sistemas de automatización en la gestión
de los procesos y operaciones de la biblioteca según modelos
tradicionales, se pretende llegar a un consenso sobre la forma en
que estos datos se deberían producir, explotar e integrar
en los procesos de toma de decisiones.
Mientras que DECIMAL orienta su investigación específicamente
a bibliotecas pequeñas y medianas, los demás proyectos
se dirigen especialmente a bibliotecas universitarias, públicas
y nacionales.
1.2 .Objetivos
La investigación desea potenciar la armonización
y convergencia de las políticas nacionales y europeas de
bibliotecas desarrollando una especificación de los requerimientos
de los usuarios, como base de desarrollo de un estándar para
los sistemas de soporte a las decisiones. Tres son los países
que participan en el proyecto, lo que ha permitido partir de la
expresión de necesidades de las comunidades bibliotecarias
de tres ámbitos culturales europeos distintos.
Los objetivos del proyecto pueden agruparse en tres grandes bloques.
En primer lugar, se pretende identificar el proceso de toma de decisiones
en bibliotecas pequeñas v medianas (bibliotecas médicas.
de empresa. de departamentos de la administración pública,
escolares, de escuelas universitarias, de asociaciones profesionales
y de otras instituciones) en los tres países que participan
en el proyecto. Se trata de identificar los elementos más
significativos de este proceso: los objetivos, el tipo de decisión
adoptada y la valoración de sus resultados, las situaciones
de decisión predominantes, como la introducción de
un nuevo servicio o la evaluación de alguno de los existentes,
y los factores que intervienen en el proceso, como aspectos económicos,
de estructura interna de la organización, demandas de los
usuarios, etc.
El segundo bloque consiste en determinar las necesidades de información
de los responsables de las bibliotecas para la toma de decisiones.
Finalmente en tercer lugar, diseñar y desarrollar un módulo
de soporte a las decisiones que sea viable comercialmente y que
pueda integrarse en los sistemas automatizados de gestión
de bibliotecas existentes.
1.3 Participantes
DECIMAL ha sido dirigido por el Department of
Library and Information Studies de la Manchester Metropolitan University
del Reino Unido. Han participado en el proyecto otros dos centros
universitarios de biblioteconomía y documentación:
el Istituto di Biblioteconomia e Paleografia de la Università
degli Studi de Parma (Italia) y la Escola Universitaria de Biblioteconomia
i Documentació de Barcelona, así como la biblioteca
del University College de Oxford y la empresa Inheritance Systems
Limited de Oxford.
La distribución de funciones entre los participantes ha venido
marcada principalmente por el carácter de cada institución.
Los miembros de los centros universitarios han asumido la mayor
parte de la realización del proyecto. A partir del diseño
inicial del estudio y su planificación, tareas llevadas a
cabo por la MMU, se ha trabajado conjuntamente sin una distribución
específica de tareas, lo cual ha supuesto un enriquecimiento
personal y de los resultados de trabajo, no debido exclusivamente
a las aportaciones motivadas por las diferencias nacionales sino
a la dinámica de trabajo en equipo.
La participación de la responsable de la biblioteca del University
College de Oxford a lo largo de todas las fases del proyecto ha
aportado la perspectiva de la práctica profesional como contrapunto
al carácter académico de la mayoría de los
integrantes del equipo; sin embargo su colaboración ha sido
más destacada en la evalución del módulo. El
personal de Inheritance Systems Ltd. ha centrado su actividad en
el diseño y desarrollo inicial del módulo de soporte
a la toma de decisiones, así como en las sucesivas modificaciones
introducidas para resolver los problemas detectados durante la fase
de evaluación.
1.4 Fases
La fase de investigación incluye una
revisión de la bibliografía sobre gestión de
bibliotecas publicada en España, Italia y el Reino Unido,
una serie de entrevistas a responsables de bibliotecas seleccionadas
y la distribución de dos cuestionarios enviados a una amplia
muestra de bibliotecas en los tres países participantes.
A partir de la investigación se ha elaborado la especificación
de los requerimientos tos de los usuarios, y en base a ella, el
proyecto de arquitectura y especificaciones técnicas del
módulo de soporte a las decisiones. Una vez finalizado el
desarrollo técnico del módulo se ha procedido al test
y evaluación del prototipo. Se han programado así
mismo sesiones de demostración y evaluación del módulo
a responsables de bibliotecas pequeñas y medianas.
2 Aspectos metodológicos
2.1 Métodos
empleados para la recogida de datos
La investigación posterior a la revisión
bibliográfica combina diferentes métodos de obtención
de datos que permiten contrastar el comportamiento de los profesionales
de la información en la gestión del centro y sus necesidades
de optimizar el proceso de toma de decisiones.
En primer lugar, se han realizado entrevistas a un grupo de responsables
de centros. Se han seleccionado 13 bibliotecas en cada uno de los
países, correspondientes a diferentes tipologías.
Se han presentado a los entrevistados nueve situaciones de decisión,
entre las cuales debían escoger una como hilo conductor de
la exposición del caso. El análisis de las entrevistas
revela que la técnica del incidente crítico (l), empleada
en las entrevistas semiestructuradas, permite expresar libremente
ideas y problemas relativos a la situación actual del centro,
sin necesidad de previa conceptualización.
El objetivo de las entrevistas es verificar y completar la información
obtenida en la revisión de la literatura con la finalidad
de diseñar los cuestionarios partiendo de una base sólida.
Se han elaborado dos tipos de cuestionarios para recoger información
sobre las fuentes de información que se utilizan en la toma
de decisiones y el uso de datos estadísticos en la gestión.
El cuestionario de información para la toma de decisiones
esta inspirado en un estudio de McClure (2) centrado en bibliotecas
universitarias norteamericanas. El contenido específico de
este cuestionario consiste en 20 situaciones de decisión
que deben relacionarse con las dos fuentes de información
más frecuentemente utilizadas, elegidas de una lista de fuentes.
El total de 34 fuentes se agrupa en cinco apartados: documentos
publicados, documentos internos, contactos personales, contactos
a nivel de grupos y organismos e intuición y experiencia
personal.
El uso de datos estadísticos en la gestión de las
bibliotecas se ha investigado a partir de un cuestionario en el
que se presenta una tabla de 102 medidas e indicadores del rendimiento
elaborada por De Monfort University en el marco del proyecto PROLIB
(3). Estas medidas e indicadores del rendimiento están presentadas
en relación a determinadas áreas de actividad del
centro: contexto general de la biblioteca, personal, puntos de servicio
y horario de apertura, usuarios, utilización, materiales
bibliográficos, servicio de referencia, préstamo interbibliotecario
e instalaciones.
Los dos cuestionarios incluyen un conjunto de cuestiones sobre las
características del centro personal, usuarios, colecciones,
automatización así como sobre el nivel de protagonismo
y satisfacción de los profesionales respecto a la toma de
decisiones.
Los datos obtenidos de las respuestas a los cuestionarios permiten
avanzar en el conocimiento del proceso de toma de decisiones, el
uso de información para la gestión y el alcance real
de la aplicación de las técnicas de evaluación
del rendimiento a partir de medidas e indicadores.
En el transcurso del proyecto se han programado dos seminarios con
la finalidad de dar difusión a los resultados del proyecto
entre el colectivo profesional de cada país. A pesar del
objetivo principal de estas actividades, la información obtenida
en las sesiones de debate se ha demostrado de gran utilidad, siendo
incorporada a los resultados de las fases anteriores.
2.2 Muestra de
bibliotecas
La selección de bibliotecas responde
a los criterios definidos en el planteamiento básico del
proyecto, ya que se trata de uno de los puntos diferenciales respecto
al resto de proyectos relativos a la toma de decisiones.
Se pretende centrar el estudio en bibliotecas de dimensiones limitadas.
Mientras que la gestión en los grandes centros ha sido ampliamente
tratada tanto en la bibliografía como en otros proyectos,
el ámbito de las bibliotecas pequeñas y medianas carece
de estudios en profundidad. Así mismo, las grandes bibliotecas
están representadas por categorías muy bien delimitadas,
principalmente públicas, universitarias y grandes bibliotecas
para la investigación, mientras que, en el caso de las bibliotecas
de dimensiones inferiores, la diversidad es muy amplia y coexisten
varias características que dificultan el establecimiento
de las tipologías excluyentes. El ámbito de especialización
que cubre el centro y la institución de la que depende dan
como resultado tipologías no coincidentes.
El sistema bibliotecario de cada país ha influido en la selección
de las bibliotecas, ya que el funcionamiento más o menos
extendido de redes condiciona el nivel de autonomía en la
gestión que llevan a cabo los responsables de cada centro.
El ejemplo que ilustra mejor este caso es el de las bibliotecas
públicas que ha sido objeto de un tratamiento distinto en
cada país. En el Reino Unido no se ha incluido ninguna biblioteca
pública, mientras que en España se ha seleccionado
un número limitado de públicas
que no forman parte de ninguna de las redes existentes y, en Italia,
se han contemplado de forma más generalizada, debido a su
organización más descentralizada.
La tipología establecida para analizar los datos procedentes
de los cuestionarios está formada por bibliotecas escolares,
de college (en España se han seleccionado centros universitarios
que no forman parte de un sistema), médicas, de asociaciones
profesionales, de empresa, de organismos de la administración
pública y otras. Los centros seleccionados para las entrevistas
responden, igualmente, a la tipología anterior. Sin embargo,
la participación en los seminarios de presentación
ha sido mas heterogénea, debido al interés que suscita
este tema entre los profesionales de las grandes bibliotecas.
De un total de 360 encuestas distribuidas, 60 de información
para la toma de decisiones y 60 de medición del rendimiento,
por país, se, han recibido 139 respuestas, 56 de las cuales
corresponden a España y, dentro de éstas, 31 provienen
de Cataluña.
Los porcentajes de respuesta por países son: Reino Unido
55 %, España 46,6 % e Italia 13,3 %.
De las respuestas recibidas, un 4 2 % en España; un 40 %
en Italia y un 32 % en el Reino Unido corresponden a bibliotecas
con un solo profesional. Destacan las bibliotecas médicas
españolas con un 75 %. Mientras que el número más
elevado de profesionales se presenta en las bibliotecas de la administración
pública (de 1 a12 profesionales).
Aunque
en resultados globales el Reino Unido es el país con el numero
máximo más bajo de personal ayudante, es en España
donde es mayor el porcentaje de centros con un solo ayudante (el
34 y además tres bibliotecas no disponen de personal de esta
categoría.
Las
respuestas recibidas muestran que el porcentaje de centros que disponen
de un sistema de automatización es del 70 % (60 % de los
resultados globales). Estos datos responden a las características
de la muestra: centros que destacan por su participación
activa en la vida profesional y, por tanto, no necesariamente representativos
del conjunto. Cabe destacar que, de la extensa lista de programas
citados,únicamente uno de ellos, Data Trek, es utilizado
en más de un país.
Se mencionan también otros programas dedicados específicamente
a la gestión, como programas estadísticos, hojas de
cálculo y procesadores de texto; sin embargo su
utilización es muy mínima (25 % del total global).
De estas características dominantes en la muestra se desprenden
algunas de las condiciones que deberá reunir el módulo
de soporte a la toma de decisiones: capacidad de llevar a cabo funciones
ofimáticas, compatibilidad con programas de automatización
muy variados, facilidad y rapidez de aprendizaje y manejo.
3 Principales
resultados
3.1 Intervención
en la toma de decisiones
Analizaremos en primer lugar el grado de protagonismo
de los profesionales en la toma de decisiones, de acuerdo con los
datos obtenidos del conjunto de los cuestionarios .
Ante las opciones de órgano responsable de la toma de decisiones
equipo directivo, comité, jefe de área, bibliotecario,
otros y conjuntamente el 39 % de las respuestas españolas
señala el propio bibliotecario, porcentaje sensiblemente
inferior al 55 % del resultado global. Así mismo la participación
de más de un órgano o persona en este proceso es más
habitual en nuestro país (37 %) que en el resto según
el porcentaje global (20 %). Los comentarios añadidos por
algunos de los encuestados apoyan estas cifras al considerar aconsejable
la toma de decisiones compartida. Las razones de esta preferencia
se basan en el hecho de proporcionar al bibliotecario una valoracion
más realista de las necesidades del usuario y de aumentar
la comprensión de los servicios bibliotecarios por parte
de otros sectores de la organización.
La mayoría de los profesionales se muestra satisfecha con
la información de que dispone para la gestión del
centro. En una escala de cinco valores, el 67 % se sitúa
en los dos niveles más altos y tan sólo un 6 % se
inclina por los dos inferiores. Los resultados españoles
muestran únicamente una desviación de dos puntos a
la baja respecto a los globales.
Al considerar el nivel de responsabilidad del profesional en la
toma de decisiones hay que tener en cuenta cuáles son las
situaciones de decisión en las que interviene.
El cuestionario de información para la toma de decisiones
ha proporcionado datos específicos de responsabilidad en
cada una de las 20 situaciones de decisión presentadas.
Los resultados globales confirman los temas más tratados
en la bibliografía revisada. Así pues, la selección
y compra de materiales bibliográficos es la más frecuentemente
decidida por el bibliotecario (en un 70 % de los casos), seguida
de la elección del sistema de automatización, la reorganización
de las instalaciones y la elaboración del reglamento de la
biblioteca. Por el contrario, las decisiones relativas a la subcontratación
de servicios, cobro de servicios, selección de personal y
traslados son asumidas por otros órganos.
Las diferencias entre ámbitos geográficos no son significativas
a excepción de las decisiones relacionadas con la gestión
de recursos humanos que, a diferencia del Reino Unido, en España
e Italia no corresponden normalmente al bibliotecario.
3.2 Utilización
de indicadores y medidas
La práctica totalidad de las bibliotecas
(91 %) recopilan estadísticas; no obstante, las respuestas
al cuestionario específico dedicado a la medición
del rendimiento muestran la aplicación de este tipo de datos
a la gestión del centro. El diseño de la encuesta
permite hacer la distinción entre datos interesantes para
la gestión, según la opinión del bibliotecario,
y datos que se utilizan realmente en el centro, ofreciendo cuatro
casos distintos para cada una de las 102 medidas e indicadores:
utilizado, disponible pero no utilizado, no disponible pero de interés,
no interesa. Como ya se ha comentado, la lista se presenta dividida
en secciones de acuerdo con las actividades del centro; sin embargo,
en la fase de análisis, los datos se han dividido en dos
grupos correspondientes a indicadores y medidas, entendiendo por
indicador la combinación de dos o más medidas para
determinar el rendimiento.
Una primera constatación de este análisis evidencia
que el grupo de los indicadores tiene una utilización y un
interés inferior al de las medidas, aunque los resultados
españoles muestran un porcentaje de utilización de
indicadores superior, un 54,2 % frente al 43,3 % en general.
Otro aspecto general en el cual se advierte una actitud diferente
es que los bibliotecarios españoles utilizan en menor grado
los datos disponibles y, por el contrario, manifiestan un interés
superior por medidas e indicadores de los que no disponen en la
actualidad.
Los resultados confirman el interés de los profesionales
por los materiales bibliográficos, el nivel de satisfacción
del usuario con la colección, la información obtenida
y las instalaciones y los servicios. En concreto, destaca el interés
por medidas aplicadas al préstamo; una gran parte de los
centros controla el número total de préstamos realizados
y manifiesta interés en obtener el número de documentos
no prestados, el de títulos prestados, y el indicador de
la proporción de ejemplares en préstamo.
Entre las áreas de menor utilización e interés
cabe destacar las medidas e indicadores referidas a personal, con
una media de -48,40 % en España y de -34,30 % en el conjunto
de los tres países; se trata del número de personal
y los gastos de este capítulo, ya que uno de los indicadores
más utilizados es el tiempo que el personal dedica a su actividad
principal. Asimismo, los indicadores per cápita no son utilizados
y tampoco tienen ningún interés para los responsables
de centros de pequeñas dimensio-nes.
Según el tipo de biblioteca se detectan diferencias importantes
en las medidas de rendimiento que interesan. Dos ejemplos representativos
de estas diferencias son las bibliotecas escolares, que muestran
su interés casi exclusivamente por los datos relativos a
los servicios de referencia, y las bibliotecas médicas que
consideran prioritario el servicio de préstamo interbibliotecario.
3.3 Factores
que inciden en la toma de decisiones
En vista de los resultados anteriores, es evidente
que los profesionales no fundamentan sus decisiones en los datos
estadísticos, lo cual hace imprescindible la investigación
complementaria sobre las fuentes de información en las que
se apoyan.
Los resultados del cuestionario de información para la toma
de decisiones demuestran la importancia del elemento personal en
este proceso. Las teorías de gestión atribuyen a las
relaciones personales más riqueza informacional que a los
documentos publicados y los datos numéricos, pero este tipo
de datos plantean más dificultades para su integración
en un módulo de soporte a la toma de decisiones.
Dentro del conjunto de fuentes de información de carácter
personal, en España la propia experiencia de trabajo y la
opinión e intuición personal han sido las fuentes
que han obtenido un mayor número de respuestas (20,4 %),
seguidas de la opinión del personal bibliotecario, del centro
o de otras organizaciones, a nivel individual o en comisiones y
grupos de trabajo (19,2 %). Los contactos con personas de otros
departamentos, a nivel individual o en grupos, forman parte también
de las fuentes más valoradas, pero el porcentaje es sensiblemente
inferior (7,9 %). En el conjunto de los tres países se consideran
más útiles los contactos con personal bibliotecario
(20,7 %), aunque la experiencia y la intuición personal ocupan
el segundo lugar (l2,9 %).
El segundo grupo de fuentes destacadas por los bibliotecarios españoles
es la documentación interna, principalmente los objetivos
de la biblioteca, los informes internos y los datos estadísticos
(16,7 %). Los resultados generales dan más importancia a
la información obtenida de los usuarios, ya sea en base a
una relación personal o a las encuestas de usuarios (l0,8
%, frente a un 6,5 % en España). A nivel comparativo sobresale
también la escasa utilización de la literatura profesional
(2,9 % España -5,6 %
general). Atribuimos esta diferencia a la dificultad de tener acceso
regular a este tipo de material, debido a la falta de presupuesto
de los centros pequeños para subscripciones especializadas
destinadas únicamente al bibliotecario.
Aunque en la lista de fuentes se incluyeron el correo electrónico
y las listas de distribución y las fuentes de información
electrónica en línea e Internet, la utilización
de este tipo de información electrónica es muy poco
significativa. En España es evidente que la comunicación
electrónica gana terreno día a día, y por tanto
es palpable que la situación ha cambiado desde junio de 1995;
sin embargo es necesario tener en cuenta que los centros pequeños
no siempre disponen de facilidades para el uso interno de estos
recursos.
A partir de los comentarios de los profesionales, en el marco de
las sesiones de debate o bien añadidos a los cuestionarios,
deben mencionarse otros factores que influyen en la toma de decisiones.
En Italia y España aparece con insistencia la falta de formación
en técnicas de gestión. Los bibliotecarios son conscientes
de no poseer los conocimientos necesarios para enfrentarse a la
evaluación de los servicios que ofrece el centro, principalmente
la selección de los datos a obtener y su aplicación.
Abundan los
centros con problemas de falta de personal, especialmente personal
administrativo. El bibliotecario debe asumir varias funciones y
llevar a cabo todo tipo de trabajos, lo cual desemboca en una falta
de tiempo para la gestión y la evaluación del rendimiento.
La falta de sensibilización de los estamentos directivos
hacia los servicios que puede ofrecer la biblioteca a la organización
es otra de las dificultades para la gestión del centro.
4 Especificación
de los requisitos del módulo
La investigación realizada ha permitido
un análisis detallado de las necesidades de los usuarios,
con la finalidad de identificar los factores involucrados en el
proceso de toma de decisiones en las bibliotecas. Las características
cualitativas y cuantitativas que desempeñan un papel de ayuda
en la toma de decisiones han sido agrupadas por categorías,
y se les ha asignado un nivel de prioridad teniendo en cuenta la
tipología y tamaño de las bibliotecas, las diferencias
de cultura institucional, los datos procedentes
del sistema de automatización y otras fuentes externas.
La especificación de los requisitos que deberá reunir
el módulo se deduce de este trabajo de síntesis e
incluye las siguientes características básicas:
- Facilidad de manejo y aprendizaje; incorporación de mensajes
de ayuda sensibles al contexto y un programa de formación
que permita resolver dudas sobre
la medición del rendimiento.
- Capacidades multilingües.
- Facilidad de adecuación del sistema a las necesidades del
centro; flexibilidad para modificar la interfaz.
- Bajo coste.
- Compatibilidad con los sistemas operativos más comunes
(DOS y Windows).
- Compatibilidad con sistemas de automatización de bibliotecas
y otros sistemas utilizados en las organizaciones, con la finalidad
de acceder y transferir datos.
- Integración de información numérica, textual,
gráfica, imágenes y voz.
- Integración de los sistemas de comunicación más
comunes (correo electrónico, Internet).
- Archivo de datos para identificar tendencias a partir de la comparación
de datos actuales e históricos.
- Variedad en la forma de presentación de los datos.
- Posibilidad de un proceso interactivo de recopilación de
datos (encuestas a usuarios).
- Seguridad de los datos.
Los criterios de evaluación del módulo se han elaborado
en base a las características anteriores.
5 Evaluación
del módulo
En el proceso de evaluación del módulo
han intervenido los miembros del equipo del proyecto, especialmente
durante una primera etapa de detección de fallos, y algunos
bibliotecarios como usuarios potenciales del producto. Esta participación
externa se ha concretado en las sesiones de presentación
del módulo, estudios de casos y evaluaciones intensivas.
Se han diferenciado dos áreas básicas de evaluación
según el tipo de datos: cuantitativos (relativos a medidas
e indicadores) y cualitativos, como documentos, notas de trabajo,
etc. Asimismo se ha distinguido entre una evaluación subjetiva,
centrada en la imagen y la respuesta emocional ante las características
del producto, y una evaluación objetiva en base a una lista
de 31 criterios elaborada a partir de las características
mencionadas en el apartado anterior.
En cada uno de los países se ha realizado una sesión
de presentación y demostración del módulo.
Las intervenciones de los asistentes en el debate y las respuestas
a los cuestionarios distribuidos han permitido obtener algunas conclusiones,
Los bibliotecarios valoraron positivamente o muy positivamente el
diseño de las pantallas en un 96 % (en España 90 %).
En cuanto a la utilidad, consideraron el módulo útil
o muy útil para la biblioteca en un 90 % (80 %), y para otros
departamentos de la empresa o
institución en un 80 % (74 %). Los datos estadísticos
se consideraron más apropiados que los documentos y fuentes
de información, 90 % frente a 84 % (79 % frente a 46 %).
La opinión general de los usuarios potenciales se ha completado
con los estudios de casos llevados a cabo en Italia y España,
tres sesiones de carácter individual con responsables de
centros de tipologías diferentes, que han permitido obtener
valoraciones sobre las diversas funciones del módulo y su
utilidad en contextos específicos.
En el Reino Unido, la responsable de la biblioteca del University
College de Oxford miembro del equipo del proyecto .y ,un bibliotecario
con experiencia en medición del
rendimiento en bibliotecas pequeñas y medianas, contratado
para este propósito,han elaborado dos evaluaciones con carácter
más exhaustivo.
Resulta imposible resumir en el reducido ámbito de este artículo
los resultados de la evaluación detallada; sin embargo se
considera importante mencionar una de las limitaciones del prototipo
utilizado en la evaluación. La integración de datos
procedentes de otras aplicaciones es fundamental para un módulo
de soporte a la toma de decisiones.
Los bibliotecarios la han valorado mucho en los casos en que se
ha podido demostrar, como en el correo electrónico,procesadores
de texto y hojas de cálculo,pero ha sido un gran inconveniente
el hecho de no poder mostrarla en sistemas de automatización
de bibliotecas ya que, aún en el caso de que no la hayan
reclamado específicamente, ha influido en su visión
global del módulo.
Aunque la cuarta versión del módulo ha sido suficientemente
completa para evaluar la mayoría de los objetivos del módulo,
no deja de ser un prototipo que requiere un desarrollo adicional
para su utilización en contextos externos al ámbito
del proyecto.
Este desarrollo posterior, así como la posible comercialización
del producto, son responsabilidad de Inheritance Systems Limited.
6
Conclusiones
Desde la perspectiva española, la investigación
nos ha permitido constatar que las grandes diferencias existentes
entre los sistemas bibliotecarios del Reino Unido, Italia y España
no se ven reflejadas en la dinámica de gestión de
las bibliotecas pequeñas y medianas. El perfil del profesional
de este subsector corresponde a alguien que trabaja de forma muy
independiente, toma sus decisiones basándose en la propia
experiencia y la consulta a otros bibliotecarios del sector, está
más interesado en los datos de satisfacción de los
usuarios respecto al fondo, servicio e instalaciones de la biblioteca
que en lo relativo al presupuesto, y no utiliza aplicaciones informáticas
para la gestión del centro.
Asimismo se han puesto en evidencia las diferencias entre los distintos
tipos de bibliotecas incluidos en la investigación y su distanciamiento
de las grandes bibliotecas universitarias. La exigencia desde la
Comisión Europea de usar la tabla de medidas e indicadores
de De Monfort University, obtenida en un proyecto anterior en el
marco de bibliotecas universitarias, ha demostrado que una gran
parte de estos datos no ofrece ningún interés para
los centros pequeños. Posiblemente un cuestionario diseñado
a medida habría proporcionado resultados más útiles
para su aplicación al módulo.
El
desarrollo del proyecto ha permitido constatar cuáles son
los ámbitos de responsabilidad que asumen los responsables
de bibliotecas pequeñas y medianas, mostrando los tipos de
decisión más extendidos y, en consecuencia, los indicadores
y medidas por los que están más interesados. Sin embargo,
el auge actual de la medición del rendimiento no parece haber
convencido a los responsables de centros de tamaño pequeño
y medio. El uso de datos estadísticos en la gestión
responde más a menudo a la presión política
de la organización o a la necesidad de justificar su actuación,
que a una auténtica convicción de su utilidad.
A través del descubrimiento de las capacidades del módulo
desarrollado, los responsables de bibliotecas han comprobado que
el uso de una herramienta de soporte les permitirá ampliar
la gama de datos e informaciones que actualmente utilizan en la
toma de decisiones y podrán hacer un uso mayor de los datos
estadísticos, siempre y cuando el módulo reúna
unas condiciones de flexibilidad, adaptabilidad, bajo coste, integración
y facilidad de uso que se requieren en un entorno tan diversificado
y cambiante
como el de los centros pequeños y medianos.
A pesar de la presión de los plazos marcados por la Comisión,
los retrasos en el cobro de las cantidades subvencionadas y el esfuerzo
complementario de la traducción de los materiales no contemplado
por la Comisión, nuestro balance del proyecto es
altamente positivo, debido a la dinámica de trabajo entre
los miembros del equipo, y al interés demostrado por las
bibliotecas que han participado en el proyecto. Pero la mayor satisfacción
ha sido ver los resultados de la investigación concretados
en un producto útil, agradable y sencillo de manjar. Ahora
sólo cabe desear que el camino restante hasta la comercialización
siga la misma suerte y podamos disponer de un módulo de soporte
a la toma de decisiones destinado a bibliotecas pequeñas
y medianas.
7 Bibliografía
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library performance indicators. ISO (draft version), 1995.
Documentos del proyecto DECIMAL que pueden consultarse en línea:
Integrative Research Report. [en línea] Fisher, Shelagh;
Mercè Bosch; ConstanÇa
Espelt et al. LIB-DECIMAL/4-3012 Decision making in libraries: decision
research for the development of integrated library systems. http:/lwww.mmu.ac.uk/h-ss/dic/rese-arch/irr/
index.htm.
User Requirements Specification. [en línea] Willson,
Jonathan; Fisher, Shelagh; Siân Lambert; Tony Oulton; with
Constança Espelt et al. LIB-DECIMATJ4-3012 Decision making
in libraries: decision research for the development of integrated
library
systems.
http://www.mmu.ac.uk/h-ss/dic/research/usr/index.htm
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